Nexus Agenda WP8: Project Procurement Plan for Retrofitting of harbour service boat for full electric propulsion

Abstract

This report provides an analysis of the procurement effort and process regarding a project for retrofitting a harbour service boat with full electric propulsion, part of the NEXUS Agenda, more specifically Work Package 8 (WP8), Task 8.7.1., with the main goal of promoting a Green Transition. The project's objective is to demonstrate the feasibility of replacing conventional service vessels with carbon-free alternatives. Given its technical complexity, APS opted for a public tender process. However, a tender issued earlier in 2024 was cancelled due to the invalidity of both proposals, leading APS to reorganize and plan a new tender this same year. The report relies primarily on procurement documents, meetings, and the guidelines of the PMBOK Guide, a global standard for project management. Nonetheless, since the public tender must comply with both international and national legal requirements, the structure of the procurement documents diverges in part from the PMBOK's recommendations. As the PMBOK Guide suggests flexibility, this report was adapted and the information organized to better align with these guidelines while making the connections with the right procurement terms. Additionally, it shall be noted that most of the information was translated from Portuguese to English.

Este trabalho providencia uma análise do projeto de aquisição, através de concurso público, para a Reabilitação da lancha de serviço portuário com propulsão totalmente elétrica, parte daAgenda NEXUS, mais especificamente a tarefa 8.7.1 do Work Package 8, e tem como objetivo principal promover uma transição energética verde. O objetivo do projeto é demonstrar a viabilidade de substituição de embarcações de serviço convencionais por alternativas de zero emissões. Dada a sua complexidade técnica, a APS optou por um processo de concurso público. No entanto, um concurso lançado no início de 2024 foi cancelado devido à invalidade de ambas as propostas, levando a APS a reorganizar-se e a planear um novo concurso no mesmo ano. Este trabalho baseia-se principalmente em documentos de aquisição, reuniões e nas orientações do Guia PMBOK, uma norma global para a gestão de projetos. No entanto, uma vez que o concurso público deve cumprir os requisitos legais internacionais e nacionais, a estrutura dos documentos do concurso diverge em parte das recomendações do PMBOK. Uma vez que o PMBOK sugere flexibilidade, será feita uma adaptação e organização da informação para ter um melhor alinhamento com estas diretrizes, enquanto se fará as ligações com os termos de aquisição corretos. Além disso, é de notar que a maior parte da informação será traduzida do português para o inglês.