Optimização do trabalho de enfermagem para melhorar a adesão da higiene das mãos numa unidade de cuidados intensivos polivante: aplicação da metodologia lean

Abstract

Introdução: Actualmente, as infecções adquiridas em meio hospitalar são uma importante causa de morbilidade e mortalidade, com custos humanos e económicos significativos em todos os países. Sabe-se que uma correcta higienização das mãos é a medida mais simples e efectiva na prevenção das infecções adquiridas em meio hospitalar. Contudo, a adesão à higienização das mãos pelos profissionais de saúde ainda se mantém significativamente longe do ideal. As principais causas identificadas na baixa adesão da higiene das mãos são o esquecimento e a falta de tempo. Objectivos: Considerando as duas principais barreiras para a não higienização das mãos: esquecimento e falta de tempo, formulou-se a hipótese que a percepção de falta de tempo invocada pelos profissionais de saúde seria devida à pressão de realizar várias actividades num curto espaço de tempo. Assim, é fundamental procurar uma forma de optimizar o trabalho de enfermagem e eliminar o desperdício. Este estudo tem como objectivo, aplicar a Metodologia Lean com o uso da técnica VSM para eliminação do desperdício no trabalho de enfermagem, isto é, eliminação de actividades que não acrescentam valor, com a finalidade de melhorar os processos de trabalho dos enfermeiros na UCIP e, consequentemente, aumentar a adesão dos profissionais à higienização das mãos. Materiais/ Métodos: Foi realizado um desenho do estudo com fim à melhoria dos processos de trabalho dos enfermeiros na UCIP, com aplicação do método de gestão Lean. Inicialmente aplicado um questionário à equipa de enfermagem do serviço UCIP, seguido de um estudo observacional de um turno completo de 8 horas, para identificação das actividades de trabalho realizadas pelo enfermeiro e para descrição da adesão da higienização das mãos. Seguidamente, aplicado o VSM como ferramenta para análise do fluxo de valor do processo actual da actividade de trabalho dos enfermeiros na UCIP ao longo de um turno de trabalho, da análise do mapa desenhado foi possível identificar os possíveis pontos de melhoria dos processos dos cuidados de saúde e aplicadas medidas simples de melhoria, com vista à eliminação do desperdício. Semanalmente foram realizados Workshops Lean com o objectivo de melhorar o fluxo de valor dos processos e eficiência no trabalho de enfermagem. No final, um novo estudo observacional foi aplicado e realizada uma entrevista semi-estruturada com um grupo focal para avaliação do impacto das medidas introduzidas. Resultados: Da observação inicial, salienta-se que um enfermeiro em média gasta 16% do seu tempo de trabalho em sistemas de informação e que a taxa média de higiene das mãos é de 63%. O cumprimento efectivo da técnica e momentos de higiene das mãos equivale a 13% da carga horária total de um enfermeiro por turno de trabalho. O estado actual do VSM mostrou que vários são os processos com oportunidade de melhoria, cerca de cinco (Sistemas de informação, incluindo registos de enfermagem, Planificação de prioridades no turno de trabalho, Cuidados de Higiene, Preparação e Administração de Terapêutica, Preparação de Técnicas Assépticas), após discussão com a equipa de enfermagem do serviço UCIP, apenas dois destes processos foram sujeitos a alterações com aplicação de medidas simples: a preparação da terapêutica, mais especificamente o circuito da farmácia e stock de terapêutica no serviço; a preparação de técnicas assépticas, relativamente à reorganização de materiais em armazém e organização de equipamentos médicos móveis no serviço; e monitorização de equipamentos médicos de empréstimo. Os enfermeiros participantes definiram como objectivos “reduzir o tempo de entrega dos suprimentos” (medicamentos e consumíveis) e “estabelecer um sistema de gestão de stocks”. Para alcançar os objectivos definidos de reorganização dos materiais no armazém foi aplicado o método ABC de gestão de stocks, considerando as técnicas de enfermagem realizadas no serviço, tendo sido essencial o envolvimento e a contribuição dos enfermeiros na disposição do espaço. A avaliação do impacto das medidas implementadas é algo complexo. Realizada por nova observação directa de um enfermeiro num turno de trabalho de 8h e grupo focal. Até essa altura, as medidas implementadas não tiveram impacto na percepção da adesão da higiene das mãos nem na economia de tempo no trabalho de enfermagem. A observação final, mostrou que um enfermeiro em média contínua a gastar 16% do seu tempo de trabalho em sistemas de informação e que a taxa média de higiene das mãos é de cerca de 100%. No entanto, em média os enfermeiros apenas gastam metade do tempo na higienização das mãos (10 segundos, quando deveriam dispender 20 segundos). Provavelmente, com impacto no não cumprimento da técnica. O cumprimento efectivo da técnica e momentos de higiene das mãos equivale a 4,67% da carga horária total de um enfermeiro por turno de trabalho. Os resultados da entrevista semi-estruturada indicam que os enfermeiros estão cientes do seu desempenho, valorizam e reconhecem a importância das formações em serviço, das auditorias e do potencial da aplicação da metodologia Lean, contudo a carga de trabalho, os constrangimentos financeiros nas instituições, as limitações físicas das estruturas e, por vezes, a falta de planeamento individual das actividades continuam a funcionar como barreiras na falta de adesão na higienização das mãos. Sugerem também que os resultados das auditorias deveriam estar acessíveis a todos e que deveriam ser feitas avaliações individuais para que cada um conheça o seu real desempenho e dessa forma possa melhorar a sua performance. Conclusão: O uso da metodologia Lean permite uma optimização dos processos, com uma análise e identificação de pontos-chave possíveis de melhorar com benefícios significativos no trabalho dos profissionais. Para além disso, o VSM é uma ferramenta visual muito importante na aplicação do método Lean, permitindo o envolvimento e motivação de todos os membros da equipa. Este estudo confirma a importância já evidenciada por outros estudos da aplicação deste método de gestão na análise e melhoria de processos, de salientar que todos os participantes reconheceram o potencial da ferramenta e o estudo conduziu a uma reflexão mais profunda do tema na equipa. Até à altura, os resultados obtidos com o estudo observacional foram inconclusivos, não se observando influência na percepção das medidas implementadas após aplicação do VSM. Poderá ser assim quiçá por ser necessário mais tempo até que as medidas tenham efeito.

Introduction: Currently, infections acquired in hospitals are the major cause of morbidity and mortality, with significant human and economic costs in all countries around the world. It is known that proper hand hygiene is the most simple and effective way of acting in preventing infections acquired in hospitals. However, adherence to hand hygiene by healthcare professionals still remain significantly far from ideal. The main causes identified for so low compliance of hand hygiene are forgetfulness and lack of time. Objectives: Considering the two main barriers to miss hand hygiene: forgetfulness and lack of time, formulated the hypothesis that the perceived lack of time invoked by health professionals would be due to the pressure to perform various activities in a short time. Thus, it is essential to seek a way to optimize the nursing work and eliminate waste. This study aims to apply the Lean methodology using techniques such as value stream mapping for remove the waste in the nursing work, eliminating activities that add no value, in order to improve the work processes of nurses in the PICU and thereby increase the adherence of professionals to hand hygiene. Materials / Methods: The study design was conducted to improving nurses' work processes in the PICU, with application of Lean methodology. On the first stage, a questionnaire to the nursing staff of the PICU service, followed by an observational study of a full 8-hour shift, to identify the work activities performed by nurses and description the adherence of hand hygiene. Next, apply the VSM as a tool for analysis of the current process of the nurses' work activity in the PICU over a complete work shift, with the designed map analysis was possible to identify key-points of improvement in the processes of health care and applied simple improvement measures for the elimination of waste. Weekly Lean Workshops were performed with the aim of improving the flow of value and efficiency of the processes in the nursing work. In the end, a new observational study was applied and done a semi-structured interview with a focus group to evaluate the impacts of measures introduced. Results: The initial observation showed that nurses on average spend 16% of their working time in information systems and that the average rate of hand hygiene is about 63%. The effective implementation of the technique and hand hygiene moments is equivalent to 13% of the total workload of one nurse per shift. The current status of VSM showed that there are several processes with improvement opportunity, about five (Information systems including nursing records, Planning the priorities of the work shift, Hygiene Care, Preparation and Therapeutic Management, Preparation Aseptic Techniques), after discussion with the nursing staff at PICU service, only two of these cases were subject to change with the application of simple measures: the preparation of therapy, more specifically the circuit of pharmacy and therapeutics stock’s in service; preparing aseptic techniques, regarding the reorganization of materials in storage and organization mobile medical equipment in service; and monitoring loan of medical equipment. Participants’ nurses defined as objective "to reduce the delivery time of supplies" (drugs and consumables) and "establish an inventory management system." To achieve the objectives set for the reorganization of the materials in the warehouse we used the ABC method of inventory management, considering the nursing techniques with more frequency used in the service and was essential the involvement and contribution of nurses in the provision of space. The evaluation of the impact of measures implemented through new direct observation of a nurse in a work shift of 8 hours and conducting an interview with the focus group showed that the implemented measures have had to date, low impact on the perception of the accession of hand hygiene or in saving time in the nursing work. The final observation showed that a nurse in continuous average spend 16% of their working time in information systems and that the average rate of hand hygiene is about 100%, however on average nurses only spend half time for hand hygiene (10 seconds, when they should spend 20 seconds). Probably impacting on non-compliance with technical. The effective implementation of the technique and hand hygiene moments is equivalent to 4.67% of the total workload of one nurse per shift. The results of the semi-structured interviews indicate that nurses are aware of their performance, value and recognize the importance of in-service training, audit and potential of applying Lean methodology, however the workload, the financial constraints on institutions, the physical limitations of structures and sometimes the lack of individual planning activities continue to act as barriers in the absence of compliance in hand hygiene. They also suggest that the results of the audits should be accessible to all and should be made individual assessments for each to know your actual performance and thus can improve their performance. Conclusion: The use of Lean Methodology allows an optimization of the processes, with a possible analysis and identification of the key points to improve with significant benefits in the work of professionals. In addition, the VSM is a very important visual tool in the application of Lean thinking, allowing the involvement and motivates all team members. This study confirms the importance as evidenced by other studies of this management method in the analysis and process improvement, all the team recognize the potencial of this methodology and the team started to rethinking about their practices. Until this date, the results obtained from the observational study were inconclusive and did not observe influence in the perception of measures implemented after application of VSM. Probably this may be so, because need more time before the measures take effect.