Tackling the impact of noise in the productivity of collaborative software development projects located in open spaces

Abstract

In a context of open space office environments, with multiple teams in the same office room working on different projects, a commonly reported issue is the disruptive amount of noise generated by the occupants. High noise levels are mainly attributed to communication necessities both among members of the same team and among members of different teams. Despite the fact that coexistence rules can be established among occupants, with time, the communication needs and stress levels lead to the disrespect of the agreed rules and the increase of the room’s noise level. Frequently a third party needs to be put in place to help enforcing acceptable noise level, e.g. a librarian or a teacher. To ensure the best work conditions for all office occupants, as well as keeping their productivity high, the noise level should be as low as possible while still allowing communication. To control the noise level inside an office, we propose the implementation of a Cyber- Physical System that utilises the Internet of Things technologies to detect the team(s) responsible for producing disruptively-high noise levels. By enriching the office’s physical environment with sensors and the use of sound source location techniques, we can identify the workspace(s) from which the noise was generated, and then reach its occupants through the system’s actuators. Upon identifying the responsible team, the system communicates with it through a LED lamp, using a colour and intensity code, informing them about their noise level. The goals of this work are to design and implement a Cyber-Physical System to address the problem of high noise levels in software development office environments, and to study the behaviour of the workers when prompted by the system actuators about their high noise level. Through the usage of functionality tests, we can ensure the functionality of the system and designed simulations and experimental guidelines for enabling future works to measure its efficiency at keeping the overall noise level low and for assess the correlation of its efficiency with its occupants’ productivity.

Num contexto de ambientes de escritórios open space, com múltiplas equipas a trabalhar em projetos diferentes, um dos problemas reportados regularmente é a quantidade disruptiva de ruído gerada pelos ocupantes. Níveis elevados de ruído são atribuídos principalmente à necessidades de comunicação dentro de uma equipa, ou entre equipas. Apesar de poderem ser estabelecidas regras de coexistência entre ocupantes, com o tempo, as necessidades de comunicação e os níveis de stress levam ao desrespeito dessas regras e ao aumento do nível de ruído da sala. É frequente o recurso a uma pessoa para ajudar a manter um nível de ruido aceitável. Para assegurar as melhores condições de trabalho, tal como manter os níveis de produtividade altos, o nível de ruído deve ser o mais baixo possível, tendo em conta as necessidades de comunicação entre ocupantes. Para controlar os níveis de ruido dentro de um escritório, propomos a implementação de um Sistema Ciber Físico que utilize tecnologias Internet of Things para detetar o(s) responsável( eis) pela produção dos níveis de ruido disruptivos. Através do enriquecimento do ambiente físico do escritório com sensores e a utilização de técnicas de localização de origem de som, é possível identificar o(s) espaço(s) de trabalho onde o ruido teve origem, e alcançar os utilizadores desse espaço através dos atuadores do sistema. Após identificar a(s) equipa(s) responsável(eis), o sistema comunica com eles através de luzes LED, usando um código de cor e intensidade para os informar sobre o seu elevado nível de ruido. Os objetivos deste trabalho são o de conceber e implementar um Sistema Ciber Físico que tenta resolver o problema dos altos níveis de ruido num ambiente de escritório de desenvolvimento de software e o de estudar o comportamento dos trabalhadores quando notificados pelo sistema sobre o seu elevado nível de ruido. Garantimos que o nosso sistema funciona como suposto através de testes de funcionalidade e apresentamos simulações e diretrizes experimentais para permitir que futuros trabalhos possam medir da sua eficiência em reduzir os níveis de ruido produzidos e avaliar a correlação entre esta eficiência e a produtividade dos ocupantes.