Comunicação Interna nos Arquivos da Administração Central do Estado. Estudo de caso

Abstract

No atual contexto, em que a palavra modernização assume lugar de destaque e a competitividade e imprevisibilidade imperam nas organizações, a comunicação estratégica assume um papel determinante, seja nas suas vertentes organizacionais ou internas. A otimização dos processos, por recurso às novas tecnologias, confere diferenciação e vantagens competitivas. Para tal, muito contribui também a relação que se estabelece entre a organização e os seus colaboradores. Os estudos sobre engagement demonstram como este pode ser relevante no contexto organizacional, influindo no cumprimento das metas estabelecidas e no bem-estar geral. Num contexto organizacional específico, o da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, procuramos verificar qual o papel da comunicação interna para o engagement dos colaboradores, através da forma como o serviço de Arquivo comunica, em especial por recurso às novas tecnologias. Com esta premissa direcionámos o estudo para os conceitos de comunicação organizacional, comunicação interna e modernização administrativa aplicados em rede e a área do saber específica, a Ciência da Informação. A estratégia metodológica delineada centrou-se na análise documental, observação direta e participante, num inquérito por questionário e na realização de entrevistas semi-estruturadas. Constatámos ser o engagement diminuto, ainda que a generalidade dos colaboradores considere a interação da área de Arquivo com as demais relevante, prevalecendo uma comunicação assente em canais tradicionais e ainda reativa.

Regarding the present context, when the word modernization assumes its importance and organizations suffer from a certain amount of unpredictability and competitiveness, communication takes a decisive role, whether we are talking about organizational or internal communication. The new technologies and their part on improving administrative processes, states competitive advantages. On the other hand we shouldn’t forget the relation between the organization and its stakeholders. Recent studies about engagement show they can be decisive in an organizational environment, with great outcomes on performance. In fact, we’ve tried to understand how internal communication could influence workers engagement in a specific organization, Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, specifically in the way Archive communicates and passes its information. Based on this premisse we’ve directed our study regarding the concepts of organizational communication, internal communication and administrative modernization, applied to a certain area of knowledge, Information Science, through networks. Our methodological strategy was developed based on documental analisis, direct and participative observation, through a questionnaire survey and interviews. We came to the conclusion engagement is diminished, although most employees are of the opinion that there is an relevant interaction, prevailing a communication based on traditional channels and reactive.