Circularity Implementation in Public Sector Organisations: Analysis of Circular Economy Practices and Organisational Change Strategies for Sustainability

Abstract

The Circular Economy (CE) is generally portrayed as an opportunity to transform the unsustainable linear economic system by rethinking how organisations purchase and provide goods and services, how society consumes and uses resources. The public sector is mostly recognized as a policy-maker and regulator of the CE transition focused on the development of governmental interventions and policy initiatives. Public sector organisations employ a substantial amount of people, provide a wide range of public services, and thus procure, con- sume, and use a lot of resources. Nonetheless it is generally unknown and overlooked how public sector organisations are engaging with circular thinking and implementing circular practices in their operational and strategic activities at organisational level. Consequently, this research aims to examine and understand the engagement of public sector organisations in circular practices and organisational change processes towards circularity. Through an inter- disciplinary approach and using an organisational sustainability perspective, this research first conducted an integrative literature review and developed a conceptual framework of im- portant areas of public sector organisations to investigate and implement CE practices. There- after, through a case study of central public sector organisations in Portugal, this research further explored what constitutes the relevant CE practices in public sector organisations from the perspective of employees using interviews to collect insights. Then, taking an organisa- tional change management for sustainability approach, factors influencing the implementa- tion process towards circularity and supporting strategies were investigated also with inter- views. Finally, based on the conceptual framework and insights from the interviews, a ques- tionnaire survey was distributed to obtain an overview and characterise the implementation of CE practices and organisational change factors and strategies in the Portuguese Central Public Administration. As a first overarching and in-depth look on CE implementation in public sector organisations, this research presented public sector organisations as systems with organisational interrelated areas such as procurement, management and operations slowly starting a transition towards circular practices with some initiatives in circular public procurement, dematerialisation, resource efficiency in buildings, refuse, reduce, reuse and sharing of products and equipment. Implementing supporting strategies for circularity in hu- man resources management, communication, assessment, collaboration, and leadership was highlighted as a key issue by the stakeholders involved in the research. This work encourages further research on this topic in general and especially recommends investigating cases in other countries, at different levels of governments. This research is recommended for practi- tioners to help them find opportunities and define priorities for planning, implementing, and monitoring CE in their organisations.

A Economia Circular (EC) é geralmente retratada como uma oportunidade de transfor- mar o sistema económico linear insustentável, repensando como é que as organisações for- necem e compram bens e serviços, e como é que a sociedade consome e utiliza esses recursos. O setor público é principalmente reconhecido como um formulador de políticas e regulador da transição para a EC, com foco no desenvolvimento de intervenções governamentais e de políticas públicas. As organisações do setor público empregam uma quantidade substancial de pessoas e fornecem uma ampla gama de serviços públicos, traduzindo-se na aquisição, consumo e utilização de muitos recursos. No entanto, é geralmente desconhecido e negligen- ciado o papel dos governos e das organisações do setor público, e a forma como estes estão a aderir ao pensamento circular e à implementação de práticas circulares nas suas atividades operacionais e estratégicas. Assim, este trabalho de investigação tem como objetivo principal analisar e compreender o envolvimento de organisações do setor público em práticas circula- res, e explorar o papel dos processos de mudança organisacional em direção à circularidade. Através de uma abordagem interdisciplinar e adotando uma perspetiva de sustentabilidade organisacional, este trabalho conduziu em primeiro lugar uma revisão da literatura, seguido do desenvolvimento de um modelo concetual de áreas-chave para a análise e implementação de práticas de EC em organisações do setor público. Numa segunda etapa, através de um estudo de caso constituído por organisações da Administração Pública Central em Portugal, esta investigação explorou a tipologia e a diversidade de práticas de EC nestas organisações, através da realização de entrevistas semi-estruturadas aos funcionários. Posteriormente, e a partir de uma abordagem de gestão da mudança organisacional para a sustentabilidade, fo- ram também investigados através de entrevistas os fatores que influenciam o processo de im- plementação em direção à circularidade, bem como as estratégias que poderão promover e apoiar esse processo. Por último, e tendo por base o modelo concetual e os resultados obtidos nas entrevistas, foi desenvolvido e distribuído um inquérito por questionário. Esta etapa pro- curou obter uma caracterização da implementação de práticas de EC e de fatores e estratégias de mudança organisacional para a EC na Administração Pública Central Portuguesa. Os prin- cipais resultados revelaram que a implementação de EC em organisações do setor público estão a iniciar lentamente uma transição para práticas circulares, destacando-se iniciativas na área das compras públicas circulares, desmaterialização, eficiência de recursos em edifícios, e ainda atividades associadas à recusa, redução, reutilização e partilha de produtos e equipa- mentos. As partes interessadas envolvidas no estudo destacaram a importância da implemen- tação de estratégias de apoio à circularidade na gestão de recursos humanos, comunicação, avaliação, colaboração e liderança. Este trabalho poderá contribuir para a investigação futura sobre EC em organisações do setor público, e em particular a investigação de estudos de caso em outros contextos geográficos, institucionais, socioeconómicos e culturais, e em diferentes níveis da administração pública, incluindo a escala local e regional. Esta investigação poderá xviii também ser útil para profissionais de organisações do setor público envolvidos na área da sustentabilidade e EC, podendo constituir uma ferramenta de apoio à identificação de opor- tunidades e definição de prioridades para o planeamento, implementação e avaliação de EC nestas organisações.